 |
|
Future data systems™ Торговая марка ООО Фирма "Трейдинг Плюс" Україна, 52071, Дніпропетровська обл., Дніпропетровський район, с. Дослідне, вул. Наукова, 45. тел.(+380562)31-08-76, 31-08-84, +38056-373-91-74 |
 |
Главная |
|
Новости |
|
Услуги |
|
On-line магазин |
|
Портфолио |
|
Моделирование |
|
Контакты | |
Карта сайта |
 Главная страница Руководство пользователя по "Контролю Поручений" |
| Вход для пользователей: |  |
Руководство пользователя по системе Контроль поручений |  |
 |
Сегодня 07 Января 2009 г. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Краткое руководство пользователя по системе Контроль поручений
1. Назначение и функции 1.1. Система предназначена для учета выдачи и оперативного контроля выполнения поручений с целью повышения исполнительской дисциплины и уровня организованности сотрудников компании. Программа системы выполняет следующие функции: • Ввод и регистрация поручения; • Корректировка текста и параметров поручения; • Ввод и регистрация кратких отчетов о выполнении поручения; • Изменение состояния поручения; • Расчет оценки выполнения поручения; • Регистрация факта выполнения поручения. 1.2. Система может устанавливаться как на внешнем хостинге так и внутри локальной сети клиента. 1.3. Для однозначного понимания возможностей и принципа работы системы ниже приводится общий порядок взаимодействия между руководителем и исполнителем. Руководитель формирует и выдает поручение конкретного содержания для конкретного исполнителя с конкретным сроком выполнения. Предусмотрена возможность уточнения исполнителем состава поручения, источника исходных данных, формы окончания работ по поручению. Весь диалог при этом происходит и сохраняется в системе. Для постоянных поручений срок исполнения не устанавливается. Исполнитель должен своевременно принять поручение к исполнению и зарегистрировать факт приема поручения. Исполнитель в процессе выполнения работ по поручению дает краткие промежуточные отчеты о ходе выполнения работ. Исполнитель после выполнения работ по поручению формирует отчет о выполнении работ и уведомляет об этом руководителя. Руководитель после отчета исполнителя о выполнении поручения принимает решение - является ли поручение выполненным. По этому решению поручение регистрируется как выполненное или руководитель устанавливает новый срок и нового исполнителя. 2. Пользователи Пользователями системы являются сотрудники, участвующие в производственном процессе компании. Пользователи должны быть зарегистрированы в программе. Пользователи делятся на следующие категории: • Первые лица, имеющие возможность выдавать поручения; • Линейные руководители, имеющие возможность выдавать и получать поручения; • Исполнители, имеющие возможность получать поручения; • Наблюдатели, имеющие возможность только видеть информацию о поручениях; • Администратор (полномочия и порядок действий администратора представлены в документе «Администрирование системы»). 3. Запуск системы Запуск системы выполняется запуском программы Internet Explorer или аналогичной и выбором следующего URL-адреса: http://sda.ho.com.ua/index.php 4. Исходные данные Исходными данными системы являются: • Собственно поручения, выдаваемые руководителями; • Краткие отчеты о выполнении поручений, вводимые исполнителями; • Данные о пользователях системы, формируемые администратором системы. 4.1. Поручения содержат следующие данные: • Автор поручения – формируется программой автоматически на основании системного адреса рабочего места автора поручения; • Номер поручения – формируется автоматически; • Дата выдачи поручения – формируется автоматически на основании системного времени в компьютере; • Важность поручения – числовая классификация важности (от 1 до 10 по возрастанию важности) устанавливается и выбирается автором поручения; • Исполнитель – выбирается автором поручения из списка пользователей; • Тема поручения – условное обозначение, состоящее из 12 символов – вводится автором поручения; • Наименование поручения – краткое содержание поручения, состоящее из 80 символов – вводится автором поручения; • Текст поручения – подробное содержание поручения, состоящее из 6 строк по 80 символов – вводится автором поручения; • Дата выполнения поручения плановая – выбирается автором поручения из календаря. Для постоянных поручений дата не устанавливается. 4.2. Краткие отчеты о выполнении поручений вводятся исполнителем в виде текстов комментариев исполнителей в соответствующих полях поручения и регистрируются программой. 4.3. Данные о пользователях вводятся и регистрируются администратором системы в соответствии с документом «Администрирование системы» 5. Работа со страницами программы Данные программы для пользователей представлены в виде следующих страниц: • Реестр поручений; • Деталировка поручения; • Корректировка поручений; • Создание поручений; • Справка. 5.1. Страница «Реестр поручений» инициируется при запуске системы. Выход на страницу «Реестр поручений» возможен из других страниц нажатием на кнопку «Реестр». В реестр выводятся только данные о поручениях, связанных с текущим пользователем. Для первых лиц также возможен вывод полного реестра поручений нажатием инвертируемой кнопки «Полный реестр». Возврат к реестру собственных поручений возможен нажатием этой же кнопки. Порядок следования поручений в реестре может задаваться пользователем и может быть: • По важности поручения; • По руководителям; • По исполнителям; • По дате выполнения поручения плановой; • По дате последней регистрации изменений в поручениях. Порядок устанавливается нажатием соответствующей кнопки в меню реестра 5.2. Выход на деталировку поручения возможен нажатием на номер поручения. Деталировка поручения содержит подробную информацию о поручении, которая не представлена в реестре – полный текст поручения, история отчетов исполнителя и дополнения руководителя. В деталировке поручения возможен только просмотр сведений о поручении. 5.3. Корректировка поручений возможна нажатием кнопки «Редактировать» в меню детализации поручения. При этом выводятся сведения о поручении в виде, обеспечивающем возможность вносить изменения. При этом допускается: • Редактировать текст поручения; • Вводить новые комментарии руководителя и исполнителя; • Вводить новую дату планируемого исполнения поручения (руководитель • В течение текущего дня удалить внесенные изменения; • Регистрировать факт выполнения поручения (руководитель). 5.4. Создание нового поручения возможно нажатием кнопки «Создать поручение» в меню реестра. При этом выводятся начальные сведения о создаваемом поручении в виде, обеспечивающем возможность вносить остальные данные по создаваемому поручению. Начальные сведения представляют: • Номер поручения; • Дата создания поручения; • Автор поручения. Остальные данные вводятся вручную или выбираются из перечней. 5.5. Получить инструкцию по работе с системой возможно, нажав кнопку «Справка». При этом выводится текст инструкции из настоящего руководства. 6. Выходные данные Кроме представления регистрируемых поручений, событий и фактов выполнения, системой формируются следующие выходные данные: • Состояние поручения; • Оценка исполнителя по данному поручению; • Сообщения исполнителям по дополнительным каналам о факте выдачи поручения. 6.1. Состояние поручения формируется и отображается системой на основании событий по данному поручению, регистрируемых пользователями или системой. Различаются следующие состояния поручения: • Неактивное (отмечено серым цветом), поручение зарегистрировано системой, но уведомление исполнителя по данному поручению не произошло, или установлен признак «Неактивно» - для поручений, снятых с контроля; • С неистекшим сроком исполнения (отмечено оттенком желтого цвета); • Срок действия истекает сегодня (отмечено малиновым цветом); • Просроченное (отмечено красным цветом) • Выполненное (отмечено оттенками зеленого цвета). 6.2. Оценка исполнителя по данному поручению – считается как количество дней опоздания в выполнении поручения, умноженная на коэффициент важности поручения и на цену единицы оценки. Служит для количественной оценки уровня исполнительности сотрудников. Выводится в реестре. Если оценка стоит с многоточием – выводится текущее значение оценки, которое будет еще корректироваться в последующие дни. 6.3. В системе предусмотрено формирование и отправка сообщений исполнителям о выданных поручениях по электронной почте. Данная возможность устанавливается опционально. 7. Действия пользователя при аварийных сообщениях 7.1. Аварийные сообщения и действия по ним понятны из текста сообщения. 7.2. В случае аварийного завершения программ следует запустить ее повторно и проверить данные последнего обрабатываемом поручения. 7.3. При устойчивых случаях аварийно завершения и других случаях необходимо обратиться к администратору системы. |
|
 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
